「要領を得ない, 要領 悪い」については↑の動画でも詳しく解説をしております！
- 要領が悪くなってしまうのはなぜなのかが分かる！
- 仕事のスピードを高めるにはどうしたら良いのかが分かる！
- 今日から出来る具体的なアイデアを知れる！
この記事では、日頃から要領が悪いなと悩んでいる方を対象に、その原因から解決策までを解説しています。動画と合わせてご覧いただくことで、要領の悪さは一体どこから来るのか、そして具体的に何をどうすれば要領の悪さを解消できるのかがわかります。
仕事のスピードを高める方法について解説！
みなさんこんにちは！
突然ですが、このような悩みを抱えていませんか？
- 想定通りに仕事を進めることができない
- テキパキと進められず人より時間がかかってしまう
- 効率的に仕事をしている人が羨ましい
もし「自分はなんて要領が悪いんだ」と、今の自分に悩まれているのなら、今日の記事の内容はあなたのお役に立てることでしょう！
今日の記事では、なぜ要領が悪くなってしまうのか、その原因に触れ、一体どうすれば要領よくするべきことを進められるようになるのか、その方法を紹介していきます。
是非最後までお楽しみください。
要領が悪くなってしまう理由とは
そもそもなぜ、テキパキとするべきことを進められず、要領が悪いなどという状態になってしまうのでしょうか。
その原因は大きく分けて３つあります。
- やり方を実はちゃんと分かっていないから
- 気持ちに余裕を持てていないから
- 作業環境が悪いから
の３つです。
それら３つの原因についてまずは簡単にみていきましょう！
要領が悪い原因① やり方を実はちゃんと分かっていないから
まず一つ目の「やり方を実はちゃんと分かっていないから」について。
テキパキと仕事を進められない時、まず疑ってみるべきことは「実はちゃんと仕事の手順を理解していないのではないのか」という事です。
なんとなく頭で分かったような気になっているだけで、しっかりと具体的なステップを理解していない時、なかなか手が進まず、進捗に支障が出てしまいがちです。
そのような時、思いつくままに手当たり次第に作業を進めてしまい、二度手間になってしまったり、次に何をするかを考える手間が入り仕事のスピードが落ちたり疲れやすくなってしまうのです。
要領が悪い原因② 気持ちに余裕を持てていないから
次に二つ目の「気持ちに余裕を持てていないから」について。
人は気持ちに余裕が持てていない時焦ってしまい逆に考えるのに時間がかかってしまったり、頭が疲れやすくなってしまいます。
要領が悪いから時間が足りなくなって、気持ちに余裕が持てなくなる。それにも関わらずするべき事は増える一方でさらに気持ちに余裕がなくなっていくという悪循環に入ってしまいがちなのです。
要領が悪い原因③ 作業環境が悪いから
そして三つ目の「作業環境が悪いから」という理由について。
実は、仕事の生産性も、モチベーションの高さも、身の回りの作業環境から大きな影響を受けています。仕事のスピードが遅かったりすると、なんとかスピードをあげようと、気持ちの問題にしたり時間の問題にしてしまいがちですが、実は作業環境にこそ要領の悪さの原因があるのかもしれないのです。
———-
以上の３つの要因が、仕事の要領が悪いというあなたの悩みの原因に隠れているかもしれません。今一度、自分のケースに当てはまってはいないか考えてみましょう。
それではここからは、それら３つの要因ごとに、改善の方法を１つずつ解説していきます。
要領が悪くなってしまう原因を解決する方法
①仕事の進め方を事前に確認するようにする
取り掛かる前に、仕事について整理しておきましょう。今日の記事では、具体的に【手順書を作る】という方法をご紹介します。まず重要なのは、「やるべきこと」を単純に書き並べるのではなく、詳しく書き出していくということです。
まず初めに、頭の中に浮かんだ「やらなきゃいけないこと」に名前を付けます。
例えば、「部長からプレゼン資料をまとめてって言われていた」と思い出したら「プレゼン会議資料を作成、部長へ提出」といった具合に詳しく書き出していきましょう。
次に、そのタスクの終わらせる手順を書き出します。「下書きを作成」「部長へのチェック依頼」など、こちらもなるべく詳しく書き出していくことがポイントです。次に、それぞれのタスクに担当者と仮の締切を入れていきます。
仕事が終わらずパニックになっていた人でも、全てを書き出してみると、実はほとんどの作業は他人のチェック待ちの状態だった、そんなことも分かるようになります。
また「この日に依頼をするのは難しそうだ」「提出はもう少し前倒しにしよう」と締切を修正したり、日にちで書いていた締切に詳しい時間を追記してみるなど、何度もブラッシュアップすることが大切です。
このように
- とにかく最後まで詳しく書き出していく
- 手順の一本道を作り、仕事の全体像を把握する
- 仕事をしながら修正を加えていく
ということ意識してみてください。
全体像が把握できれば、仕事が自分の支配下に収まっている感覚が得られ、自分の安心感につながります。不安に追い立てられながら作業をしてしまう、ほかの仕事が気になってしまうということが減っていき、さらなるスキルアップにつながります。ぜひ試してみてください。
②まずは気持ちに余裕を持つことを優先する
気持ちに余裕を持つためのポイントは２つです。
一つ目は、仕事を受ける「空き」を作ることです。
まず今の自分に仕事を受ける「空き」があるのかどうか、一旦立ち止まって冷静に考えてみましょう。
自分のカバンがパンパンだったらそれ以外荷物を入れようとは思いませんよね。常識的に無理！と気づいた方は、「依頼されることにノーといってみる」ということが大切です。重ねて、もしスケジュールに空きがあったとしてもそのまま「勇気を出して予定をスカスカにしておく」ということも、お勧めします。
空きの時間を作っておけば、 もし、上司から急な仕事を頼まれたとしても、パニックになることはありません。別段、何も予定が入らなければラッキーです。手配書を見て、明日やるべきことを前倒ししてみましょう！
気持ちに余裕を持たせるための二つ目のポイントは、 「仕事を終わらせることを意識しすぎない」ということです。
時間がない！仕事が終わらない！と感じたとき、仕事を終わらせることばかりに意識がいってしまい焦る一方です。
まずは目の前の作業を一つずつこなしていくという意識が大切なのです。
例えば、速く効率的に仕事をこなせる人がいたとしても、メールを打ちながら、電話をしつつ、上司と打ち合わせしている…そんな人はいないはずです。優秀な人こそ、たくさんの作業ではなく、目の前の作業を一つずつこなすことを繰り返し、結果仕事に慣れることで効率的に仕事を処理することができているのです。
自分は人と違って、要領が悪い、能力が低いと悩む前に、まずは目の前の作業を一つずつこなすことで仕事のスキルをあげていきましょう。
③作業環境の改善を試みる
作業をする環境がメンタル面や生産性に与える影響は実は思っている以上にかなり大きいです。
集中していればすぐに終わりそうなことなのに、どうも時間がかかる、なかなか始められない、という時は作業環境の見直しがとても大切です。
そんな時の作業環境の改善方法をご紹介します。
1. シチュエーションを整える
仕事には、その仕事相応の場所と時間があります。あまりに電話が鳴り響く環境で厄介な資料を作るのは大変な事です。どのような環境が一番適しているか意識して仕事に取り組んでみてください。耳栓をしたり、場所を移動したりして、より集中できる場所を確保することも大切です。
2. 身の回りを整理しておく
みなさんの机の上はどのような状況ですか？昨日の会議議事録、今日の打ち合わせの資料、スマホ、様々なファイル・・・必要なもの以外が机の上にあると気が散ってしまうのはよくある事だと思います。まずは、目の前の作業に必要なものだけを出して、作業を開始しましょう。
この時、先ほどご紹介した手順書も手元に置いておくと効果的なのですが、大切なのは【取り掛かるべき最初の手順だけ見えるようにしておく】ということです。
全てのタスクに、手順・担当・締切がかかれ、ずらっと並んでいるものが目に入ると、なかなか一つのことに集中するのは難しくなってしまいます。それぞれのタスクで次に取り掛かるべき「最初の手順」だけをメモや付箋に書き出して、目に見えるようにしましょう。最初の手順以外を見ないようにするのではなく、あえて見えないように工夫してください。
ちなみに、今日の記事と関連して仕事の効率を高めたりやる気を高める方法については下記の記事で詳しく解説しておりますので合わせてご覧ください。
まとめ
以上、いかがでしたか？
今日の記事では、要領が悪いことについて悩まれている方を対象に、その原因を紹介し、原因ごとの改善策をご紹介してきました。
「要領が悪い」ということに悩まれている方は、それを自分のセンスのなさや、才能のなさなどのせいにしてしまいがちです。しかし、今日の記事で紹介したように、その要領の悪さには外部的な原因があり、その原因は確実に解決していくことができます。
要領が良くて仕事をテキパキこなしている人はたくさんの作業を同時にこなしているように見えますが、実際は目の前の作業を一つずつ、こなしているだけです。
みなさんも今日ご紹介した方法の中から、自分に合った方法を取り入れてみてください。きっと仕事だけでなく心と体にゆとりのある生活を手に入れることができますよ。
この記事の内容が何か一つでもお役に立てておりましたら幸いです。
最後までご愛読ありがとうございました。
また次回の記事でお会いしましょう！
- 要領が悪くなってしまう理由
- やり方を実はちゃんと分かっていないから
・頭で分かったような気になっているだけで具体的なステップを理解していない - 気持ちに余裕を持てていないから
・焦ってしまいかえって集中できなくなっている - 作業環境が悪いから
・仕事をしづらい、集中しづらい環境になってしまっている
- やり方を実はちゃんと分かっていないから
- 要領が悪くなってしまうのを解決する方法
- 手順書作りをしてみる
・することに名前をつける
・実際にすることを細かく書き出す
・仕事の全体像を掴む - まずは気持ちに余裕を持つことを優先する
・仕事を受ける空きをつくるのが大切
・仕事を終わらせることを意識しすぎない
・１つ１つの仕事に集中する - 作業環境の改善を試みる
・シチュエーションを整える
・身の回りを整理する
・手順書を手元に置いておく
- 手順書作りをしてみる
P.S.当記事の内容はYoutube動画でも解説しておりますので合わせて御視聴ください。
参考書籍：
F太, 小鳥遊 (2020) 要領がよくないと思い込んでいる人のための仕事術図鑑 サンクチュアリ出版